ビジネス英語;eメールワンポイント(1)

ビジネスシーンでのeメール送受信における注意点やワンポイントなどを知っておくとより良いeメールが作成できます。
海外へのeメール送信に限らず、初めてビジネスeメールを送信する相手であれば、何処でこのメールアドレスを入手したか記述しておくと相手に安心感を与えられて良いでしょう。

このこtとは日本国内でのメールのやりとりでも同様で、相手に無用な警戒をさせない為に有効です。
ホームページなどでメールアドレスを知った場合、そのホームページの名称やURLを記述しておく事で、「ああ、ホームページを見てくれたのだな」と瞬時に察知してもらえます。
こういった小さな気遣いが相手の警戒心を解いて、より良い返事をもらえることにつながるでしょう。。

それでは今回は「大文字」と「小文字」の区別について見ていきましょう。

英単語を記入する時、文頭が大文字になることはご存じだと思いますが、文中に入れる単語で大文字で始めた方がいいのか小文字で始めた方がいいのか迷う時がありますね。
記述の方法は英文法の規則が当てはまります。

原則的には、「固有名詞」である場合は大文字で始め、「普通名詞」である場合は小文字で始めるのが一般的です。
下記にインターネットで使用する代表的な英単語を表します。

<いくつかの例>
「World Wide Web」(ワールド・ワイド・ウェブ)は固有名詞なので大文字で始めます。
※ 省略形の「WWW」も同様に固有名詞なので大文字で始めます。
「intranet」は普通名詞なので小文字で始めます。
「e-mail」は普通名詞なので小文字で始めます。
「on-line」も普通名詞なので小文字で始めます。
「FX」(foreign exchange;外国為替)のことですが、最近は「外国為替証拠金取引」のことを主に指していて、大文字で使用されることが多い。

eメールのやり取りに慣れていないと少々面倒ではありますが、しっかり覚えて正しい英単語を記入したeメールを作成しましょう。

ビジネス英語;スペリング

ビジネスシーンで使用する英語のスペリング(つづり)については、インターネットやソフトウェアの進化によって、以前と比較して案外楽にチェックできるようになってきました。
オンラインで和英辞書や翻訳ソフトなどが簡単に使用出来ますので、ある程度時間をかければ正確に記述出来ます。

また、近年はどのワープロソフトにも「スペルチェッカー」と「グラマーチェッカー」が機能として盛り込まれていますし、精度も向上していますので、英文だけでなく各国の言語について分かり易くなってきています。

eメールの作成ステップとしては、まずワープロソフトでeメールのメッセージを作成。
その文章を「スペルチェッカー」と「グラマーチェッカー」にかけて、誤記を見つけて修正、eメールメッセージを正確なものにしていくという手順です。
マイクロソフト社のワードにおいては、つづりの間違いは赤い波線、文法の間違いは緑色の波線で表示されますので、非常に分かりやすくなっています。

正確な文章作成出来たら、アウトルック・エクスプレスや各自のメールソフトを起動させて、作成した文章をコピー、貼り付けすれば完成です。

和英辞書や翻訳ソフトを使用しながら、この手順でメール文章を記述していけば相手先に用件はきちんと伝わるでしょう。
なかなか英文でのeメールは慣れない方には苦痛な作業であり、時間もかかってしまいます。
しかし、進化したソフトをフル活用すれば忙しいビジネスシーンにおいても短時間でeメールが作成でき、効率的な時間活用が出来るでしょう。
時間にゆとりが出来れば、更なるスキルアップにかける時間も生み出せます。

大文字と小文字の使い分け

英語には同じ文字でも大文字と小文字があり、文章や単語によってそれらを使い分けますね。
文頭のいちばん最初の文字は大文字から始まりますし、文章中であっても単語が固有名詞なら1文字目は大文字です。
そして、固有名詞でなくそれ以外の普通名詞なら全て小文字で・・・

これは義務教育で英語を学び始めたときから覚えてきた、ごくごく当たり前の英文の書き方ですね。
ビジネスにおいてもメールなど英文を書かなくてはならない機会がありますが、この程度の使い分けは当然できていることでしょう。

・・・いえ、果たしてどうでしょうか?
ビジネスでパソコンやインターネットが頻繁に使われるようになって、会話や文章中でもそれに関する用語が頻出するようになりました。
ことEメール中ともなると、ネット用語を書かざるを得ないことも多いでしょう。

ネット用語の中には固有名詞も普通名詞も入り乱れています。
大文字と小文字の使い分けは正しくできているでしょうか?

「World Wide Web」は、ひとつひとつの単語は普通名詞ですが、これらセットだと特定のものを表す固有名詞です。
「e-mail」はネット特有の機能ですが、現在ではこれも一般的に使われるひとつの普通名詞として認められています。
よって「world wide web」や「E-mail」と書くのは間違いですので、注意しましょう。

ビジネス英語;eメール工夫(2)

ビジネスシーンにおいて、eメールの送受信で気を付けることは、伝えたいことを、より簡潔に印象的に送ることです。
相手には、たくさんメールが来るので用件をしっかり伝えることが肝要です。
色々な工夫がありますが、ひとつの例としてご参考になさってください。

相手に、より文章を強調したい場合、「大文字」を使用する事があります。
(※ しかし大文字による文章の表記は、「きつい言い方」である事を良く理解した上で使用します。)
さらに強力に強調するのが、語や語句を全て大文字で構成し標記する事です。
「shouting(シャウティング)」と呼ばれる方法で、「怒鳴る」、「かなり頭に来ている」なんて受け取られますので取引先やお客様などへの使用はやめておきましょう。

強調したい内容をすべて大文字で表記することは、ビジネスシーンにおけるeメールにはあまり適していません。
知らずに不用意に使用したりされる方もいますが、良く注意して、eメールで相手との関係がギクシャクするなんてつまらない事は起こしたくありません。
出来れば、社内の文章や同僚に出すeメールに使用する場合にしておきましょう。

又、最も強い強調になるのが「大文字+エクスクラメーションマーク(!)」です。
ビジネスシーンにおいて使用する場合は、もう送信先とは取引きも話もしたくない(!)位の覚悟が必要です。

ビジネスシーンで、eメールを送信する場合、絵文字を使用する事も控えましょう。
日本では親近感を持たせることもありますが、相手によっては嫌悪感を抱く場合もあります。

ビジネス英語;eメール工夫(1)

ビジネスシーンにおいて、英語でのeメールのやり取りは日常茶飯事のことになってきています。
メールの送受信という慣れた作業についてでも、英文となれば別です。
理解され易い、パッと見た目でも分かり易いコツを考えていきましょう。
コツをつかめば相手にも分かり易い文章が書けることになりますし、ビジネスレター、FAXなどにも応用できます。
簡単な工夫なので是非身につけてビジネスシーンにおいて活用して下さい。

現代の社会において、仕事におけるeメールは、電話の代わりに相手に自分の意思、用件を伝える伝達手段として多く使用されています。
「eメール」の利点は、相手の集中している時間などを邪魔せずに、相手の都合の良い時間に確認してもらえると言う事です。
忙しいビジネスパーソンにはありがたい事ですが、ダラダラと長文を打ってしまってはなかなか見てもらえない事もあります。
そこで、eメールにおける強調したい部分には、アスタリスク(*;asterisk)を使用して伝わりやすくしておきましょう。

相手がeメールをななめ読みしたとしても、注意を引きつけて読んでもらえるように工夫するのです。
メッセージ中の語や語句にアスタリスクで前後を囲んで強調し、目につき易くするのです。
アポストロフィー(””)を使用することもありますが、文字化けしてしまうことがありますので、一般的にはアステリスク (*)を使用する事が多いのです。

(ex.)*The end of this week* the market price list to receive.

ビジネス英語;メールの書き方

外国に英文で「E-mail」を送る場合、始めて作成される方にとってはどう記入したら良いか全く分かりませんね。
基本的な文章の定型フォーマットを覚えておくと、比較的簡単に作成できます。

基本的なルールになりますが、全文書を左寄せで入力して下さい。
下記の項目にあてはめながら記入すると洩れが無くメールを作成できると思います。

<記入項目>

1.宛先 : メールアドレス
2.件名 : 用件をストレートに書く。
3.受取人名 : フォーマルでは会社住所も記入します。
4.頭語 : 日本語の「拝啓」にあたります。(ex.)Dear Mr.(Ms.)~:
5.前文 : 簡単な挨拶文を記入します。
6.本文 : 簡潔に、なるべく用件だけ記入しましょう。
7.末文 : 補足する事があれば記入、お礼なども簡潔に書きます。
8.結語 : 日本語の「敬具」にあたります。(ex.)Sincerely,
9.差出人名 : 署名、フォーマルでは会社住所も記入します。

各項目で注意すべきことをもう少し詳しく書いていきましょう。

<頭語>
頭語については末尾に:(コロン)を使用します。
相手先の名前や担当者名が分かっていれば、下記を使用します。
(ex.)Dear Mr.(Ms.)~:

名前まで分からない場合は、
(ex.)Dear Sir or Madam:

「関係者各位」は、下記の様に記入します。
(ex.)To All Persons Concerned:

<結語>
結語の末尾は,(カンマ)を使用します。
(ex.)Sincerely,

慣れるまでは少々難しいと思いますが、例文や他の人が送ったメール等を参考にして愚直に調べていけば段々慣れてくると思いますよ。

ビジネス英語のメール注意点

昨今のインターネットの発達により、ビジネスシーンでのメールのやりとり、コミュニケーションは、例え地球の裏側とでさえ、瞬時に行えるようになりました。

日本で夕方の場合、アメリカでは真夜中にあたるので、日本で退社前にアメリカにメールを送っておいたら、翌日出社した時には返信が届いている、と言う事は今では常識です。
上手に英文のメールが送れると言う事は、海外との仕事がスピーディーかつスムースにこなせる事になります。

さて簡単ですが英文でのメールで注意したいポイントをご紹介しましょう。

Ⅰ.「件名」で要件がイメージできること

管理職やマネージャークラスになると、1日に100通以上の膨大なメールを受信する事も当たり前です。
日本でも同じですが、件名で大かたの内容を確認し、重要性が低いと思われるメールは後回しにされたり、きちんと読まれない可能性があります。
また、日程や期日などが関係する要件であれば、後々そのメールを検索し易い様に工夫しておくと便利です。
7月30日に行いたい打合せの場合、
「Agenda for management Meeting 0730 Tue.」
(訳;7月30日の経営会議の議題について)
などと件名を付けると送られた方も分かり易く、送った方も後で探し易いでしょう。

Ⅱ.短い文章量

これも日本語と同じだと思いますがダラダラと文章が続くメールはあまり読みたくもありません。
特に海外の忙しいビジネスパーソンは、日本人とは比べ物にならないほど時間を大切にします。
メールにおける文章作成で意識したいのは、サッと読まれたとしても要点がしっかり伝わることです。

ビジネス英語・手紙を書くときの基礎知識

英語はもはや、グローバルスタンダードです!
国際的に共通の言語ですから、ビジネスにおいては英語力は必須スキルですね。

しかし企業や業種、職務内容によって、
必ずしも取引先や相手が英語圏の方だとは限りませんよね。
そんなときに有効なのが書面。
不特定多数の相手とでも取引を成功させるためにも、
世界万国どこでも通用するビジネスレターの基本について、今日はご紹介していきます。

まず、ビジネスレターには3つの基本原則があります。

1.形式、基本構成に沿って作成する。
2.失礼が無い様に、丁寧な言葉を使う。
3.簡潔、正確、丁寧な文章を心がける。

これは、日本で手紙を書くときもおそらく常識レベルです。
以上の3つを守ることが、英語に限らず、
世界万国で通用する手紙をかけるベースになるのです。

英語のビジネスレターを書くときに、注意しなくてはいけないのは、
基本原則の2番目、「丁寧な言葉使い」です。
英語には敬語がない!というのは間違いで、
英語にも当然丁寧な言い回しや表現、敬語が存在します。

英会話で話すコトバと、文書で書くコドバにも大きな違いがあります。
ですから例文などでよく調べて、間違いのない内容にしましょう。

また、英語のビジネスレターで日本と違う所は、遠まわしな言い方がNGなこと。
拝啓~ 風薫る季節となりました~~など、季節の言い回しなどは、なんとも風流ですし、
断るときなど、いいにくいコトバとかになると、ちょっと遠まわしな言い方だったりします。
それが美化されるのは日本の文化ですが、海外では理解されません。
的確に、具体的にはっきり表現しましょう。