ビジネス英語;eメールワンポイント(1)

ビジネスシーンでのeメール送受信における注意点やワンポイントなどを知っておくとより良いeメールが作成できます。
海外へのeメール送信に限らず、初めてビジネスeメールを送信する相手であれば、何処でこのメールアドレスを入手したか記述しておくと相手に安心感を与えられて良いでしょう。

このこtとは日本国内でのメールのやりとりでも同様で、相手に無用な警戒をさせない為に有効です。
ホームページなどでメールアドレスを知った場合、そのホームページの名称やURLを記述しておく事で、「ああ、ホームページを見てくれたのだな」と瞬時に察知してもらえます。
こういった小さな気遣いが相手の警戒心を解いて、より良い返事をもらえることにつながるでしょう。。

それでは今回は「大文字」と「小文字」の区別について見ていきましょう。

英単語を記入する時、文頭が大文字になることはご存じだと思いますが、文中に入れる単語で大文字で始めた方がいいのか小文字で始めた方がいいのか迷う時がありますね。
記述の方法は英文法の規則が当てはまります。

原則的には、「固有名詞」である場合は大文字で始め、「普通名詞」である場合は小文字で始めるのが一般的です。
下記にインターネットで使用する代表的な英単語を表します。

<いくつかの例>
「World Wide Web」(ワールド・ワイド・ウェブ)は固有名詞なので大文字で始めます。
※ 省略形の「WWW」も同様に固有名詞なので大文字で始めます。
「intranet」は普通名詞なので小文字で始めます。
「e-mail」は普通名詞なので小文字で始めます。
「on-line」も普通名詞なので小文字で始めます。
「FX」(foreign exchange;外国為替)のことですが、最近は「外国為替証拠金取引」のことを主に指していて、大文字で使用されることが多い。

eメールのやり取りに慣れていないと少々面倒ではありますが、しっかり覚えて正しい英単語を記入したeメールを作成しましょう。

ビジネス英語;スペリング

ビジネスシーンで使用する英語のスペリング(つづり)については、インターネットやソフトウェアの進化によって、以前と比較して案外楽にチェックできるようになってきました。
オンラインで和英辞書や翻訳ソフトなどが簡単に使用出来ますので、ある程度時間をかければ正確に記述出来ます。

また、近年はどのワープロソフトにも「スペルチェッカー」と「グラマーチェッカー」が機能として盛り込まれていますし、精度も向上していますので、英文だけでなく各国の言語について分かり易くなってきています。

eメールの作成ステップとしては、まずワープロソフトでeメールのメッセージを作成。
その文章を「スペルチェッカー」と「グラマーチェッカー」にかけて、誤記を見つけて修正、eメールメッセージを正確なものにしていくという手順です。
マイクロソフト社のワードにおいては、つづりの間違いは赤い波線、文法の間違いは緑色の波線で表示されますので、非常に分かりやすくなっています。

正確な文章作成出来たら、アウトルック・エクスプレスや各自のメールソフトを起動させて、作成した文章をコピー、貼り付けすれば完成です。

和英辞書や翻訳ソフトを使用しながら、この手順でメール文章を記述していけば相手先に用件はきちんと伝わるでしょう。
なかなか英文でのeメールは慣れない方には苦痛な作業であり、時間もかかってしまいます。
しかし、進化したソフトをフル活用すれば忙しいビジネスシーンにおいても短時間でeメールが作成でき、効率的な時間活用が出来るでしょう。
時間にゆとりが出来れば、更なるスキルアップにかける時間も生み出せます。

ビジネス英語のレター構成

ビジネスシーンで頻繁に使用されるツールに「ビジネスレター」があります。
日本でビジネスレターを送付する場合も基本の形式と言うものがあるのですが、海外へ送付する場合はどうなのでしょうか。
日本語のビジネスレターでも企業間の大切な交流ですので結構気を使うのですが、他国語ともなると大変心配になります。
当然慣れた人なら大した問題ではないのでしょうが、入門編ということで紹介します。

企業に勤務していると、まず英文でのメールをやり取りする事から始まるのが多い様です。
英文メールに慣れてきましたら、本格的なビジネスレターの習得と言うステップを踏みましょう。
eメールと言うのはあくまで簡易的な連絡手段です。
正式なビジネスレターが書けてこそ一人前の国際的なビジネスパーソンではないでしょうか。
eメールにもありますが、ビジネスレターにも同じ様な基本フォーマットがあります。
基本さえ身につければ、あとは応用なので段々慣れていきます。
■ビジネスレターの構成
1.レターヘッド(Letterhead)
2.日付(Date)
3.宛先(Inside Address)
4.宛名(Attention Line)
5.頭語(Salutation)
6.件名(Subject)
7.本文(Body)
8.結語(Complimentary Close)
9.署名(Signature)
10.差出人(sender/addresser)
11.IDイニシャル(Identification Initials)
12.同封物(Enclosure/Attachment)
13.写し、送付先(cc:/CC/Copy to)
14.追伸(P.S./PS)

ビジネス英語のレター構成

ビジネスシーンで頻繁に使用されるツールに「ビジネスレター」があります。
日本でビジネスレターを送付する場合も基本の形式と言うものがあるのですが、海外へ送付する場合はどうなのでしょうか。
日本語のビジネスレターでも企業間の大切な交流ですので結構気を使うのですが、他国語ともなると大変心配になります。
当然慣れた人なら大した問題ではないのでしょうが、入門編ということで紹介します。

企業に勤務していると、まず英文でのメールをやり取りする事から始まるのが多い様です。
英文メールに慣れてきましたら、本格的なビジネスレターの習得と言うステップを踏みましょう。
eメールと言うのはあくまで簡易的な連絡手段です。
正式なビジネスレターが書けてこそ一人前の国際的なビジネスパーソンではないでしょうか。
eメールにもありますが、ビジネスレターにも同じ様な基本フォーマットがあります。
基本さえ身につければ、あとは応用なので段々慣れていきます。
■ビジネスレターの構成
1.レターヘッド(Letterhead)
2.日付(Date)
3.宛先(Inside Address)
4.宛名(Attention Line)
5.頭語(Salutation)
6.件名(Subject)
7.本文(Body)
8.結語(Complimentary Close)
9.署名(Signature)
10.差出人(sender/addresser)
11.IDイニシャル(Identification Initials)
12.同封物(Enclosure/Attachment)
13.写し、送付先(cc:/CC/Copy to)
14.追伸(P.S./PS)

ビジネス英語;eメール工夫(2)

ビジネスシーンにおいて、eメールの送受信で気を付けることは、伝えたいことを、より簡潔に印象的に送ることです。
相手には、たくさんメールが来るので用件をしっかり伝えることが肝要です。
色々な工夫がありますが、ひとつの例としてご参考になさってください。

相手に、より文章を強調したい場合、「大文字」を使用する事があります。
(※ しかし大文字による文章の表記は、「きつい言い方」である事を良く理解した上で使用します。)
さらに強力に強調するのが、語や語句を全て大文字で構成し標記する事です。
「shouting(シャウティング)」と呼ばれる方法で、「怒鳴る」、「かなり頭に来ている」なんて受け取られますので取引先やお客様などへの使用はやめておきましょう。

強調したい内容をすべて大文字で表記することは、ビジネスシーンにおけるeメールにはあまり適していません。
知らずに不用意に使用したりされる方もいますが、良く注意して、eメールで相手との関係がギクシャクするなんてつまらない事は起こしたくありません。
出来れば、社内の文章や同僚に出すeメールに使用する場合にしておきましょう。

又、最も強い強調になるのが「大文字+エクスクラメーションマーク(!)」です。
ビジネスシーンにおいて使用する場合は、もう送信先とは取引きも話もしたくない(!)位の覚悟が必要です。

ビジネスシーンで、eメールを送信する場合、絵文字を使用する事も控えましょう。
日本では親近感を持たせることもありますが、相手によっては嫌悪感を抱く場合もあります。

ビジネス英語;eメール工夫(1)

ビジネスシーンにおいて、英語でのeメールのやり取りは日常茶飯事のことになってきています。
メールの送受信という慣れた作業についてでも、英文となれば別です。
理解され易い、パッと見た目でも分かり易いコツを考えていきましょう。
コツをつかめば相手にも分かり易い文章が書けることになりますし、ビジネスレター、FAXなどにも応用できます。
簡単な工夫なので是非身につけてビジネスシーンにおいて活用して下さい。

現代の社会において、仕事におけるeメールは、電話の代わりに相手に自分の意思、用件を伝える伝達手段として多く使用されています。
「eメール」の利点は、相手の集中している時間などを邪魔せずに、相手の都合の良い時間に確認してもらえると言う事です。
忙しいビジネスパーソンにはありがたい事ですが、ダラダラと長文を打ってしまってはなかなか見てもらえない事もあります。
そこで、eメールにおける強調したい部分には、アスタリスク(*;asterisk)を使用して伝わりやすくしておきましょう。

相手がeメールをななめ読みしたとしても、注意を引きつけて読んでもらえるように工夫するのです。
メッセージ中の語や語句にアスタリスクで前後を囲んで強調し、目につき易くするのです。
アポストロフィー(””)を使用することもありますが、文字化けしてしまうことがありますので、一般的にはアステリスク (*)を使用する事が多いのです。

(ex.)*The end of this week* the market price list to receive.

英語の丁寧表現

英語はフランクで直接的な表現が多いですね。
日本語では上司やお客様と会話する際には丁寧な表現が好まれますが、英語にも丁寧な表現はあります。やはり、初対面の人、目上の人には丁寧な表現をするように心がけましょう。今回はそんな英語の丁寧表現をいくつかご紹介します。

[英語の丁寧表現の基礎]
原則的に英語では文章(単語の数)が多くなるほど丁寧度が増すという法則があります。

『お水をください』という表現をいくつか比べてみましょう。

1. Give me a glass of water.
2. Give me a glass of water, please.
3. Can I have a glass of water?
4. May I have a glass of water?
5. Could you give me a glass of water?
6. Could I have a glass of water?
7. Is it possible for me to have a glass of water?
8. Is it possible for you to give me a glass of water?
9. Would you allow me to have a glass of water?
10. Would you be so kind that I could have a glass of water?

文章が長くなるほど丁寧さは増しますが、持って回った言い方になりますので悪しからず・・・。

ビジネス英語;年月日の表わし方

日本語における年月日の順番と、英語における年月日の書き方が違っている事をご存知でしたか?
「英語圏」とひと言で言ってもメールやFAXを送信する送信先の国によっても少し違うようです。
主なものを紹介すると、アメリカとヨーロッパ、英国には下記の様な違いがあります。

日本語での表記方法はご存知の通り、年→月→日の順ですが、アメリカ式、ヨーロッパ・英国式では下記の様になります。

● アメリカ式:「月→日(カンマ)→年」の順番で記入します。
  例: July 10,2015

● ヨーロッパ・英国式:「日→月(カンマ無し)→年」の順番で記入します。
  例: 10 July 2015

上記のように、アメリカ式とヨーロッパ・英国式では、月と日が逆になっています。

上記の様に記入していればもし多少の間違いをした場合でも何とか理解できるのでしょうが、FAXや書類などで良く見かける間違いとしては、日付に”/”(スラッシュ)を使用した省略形による間違いがあります。

送信先によって、アメリカとヨーロッパ、英国では、逆に伝わってしまう可能性があるので注意しましょう。

例えば、日本式での表記で「07/7/10」(2015年7月10日)を記入する場合、アメリカ式では「7/10/07」と記入しました。
アメリカ式だと「7月10日(2015年)」で合っていますが、このままでヨーロッパ・英国式風に解釈すると「10月7日(2015年)」となってしまうのです。

小さな書き方の間違いでも全然違う月日に解釈されてしまいます。
もし間違えた場合でも誤解を避けるために、アメリカ式、ヨーロッパ・英国式でも英語圏に文書を送る場合には、月名(July等)は省略せずに記入するのが良いでしょう。

ビジネス英語;メールの書き方

外国に英文で「E-mail」を送る場合、始めて作成される方にとってはどう記入したら良いか全く分かりませんね。
基本的な文章の定型フォーマットを覚えておくと、比較的簡単に作成できます。

基本的なルールになりますが、全文書を左寄せで入力して下さい。
下記の項目にあてはめながら記入すると洩れが無くメールを作成できると思います。

<記入項目>

1.宛先 : メールアドレス
2.件名 : 用件をストレートに書く。
3.受取人名 : フォーマルでは会社住所も記入します。
4.頭語 : 日本語の「拝啓」にあたります。(ex.)Dear Mr.(Ms.)~:
5.前文 : 簡単な挨拶文を記入します。
6.本文 : 簡潔に、なるべく用件だけ記入しましょう。
7.末文 : 補足する事があれば記入、お礼なども簡潔に書きます。
8.結語 : 日本語の「敬具」にあたります。(ex.)Sincerely,
9.差出人名 : 署名、フォーマルでは会社住所も記入します。

各項目で注意すべきことをもう少し詳しく書いていきましょう。

<頭語>
頭語については末尾に:(コロン)を使用します。
相手先の名前や担当者名が分かっていれば、下記を使用します。
(ex.)Dear Mr.(Ms.)~:

名前まで分からない場合は、
(ex.)Dear Sir or Madam:

「関係者各位」は、下記の様に記入します。
(ex.)To All Persons Concerned:

<結語>
結語の末尾は,(カンマ)を使用します。
(ex.)Sincerely,

慣れるまでは少々難しいと思いますが、例文や他の人が送ったメール等を参考にして愚直に調べていけば段々慣れてくると思いますよ。

ビジネス英語での会議の始め方

ビジネスシーンでの英語の必要性は以前に比べて、多くなってきています。
外国の取引先との会議、TV会議など英語でのコミュニケーションが普通となってきています。。
会議の進行は、議題があって、参加者全員で討議して、結論を出すという万国共通したものでしょう。

英語では議題の事を「agenda」と言い、議長を「chairperson」進行役を「master」と言います。
それでは一般的な会議の入り方をみていきましょう。

<会議をはじめる>
「みなさんこんにちは、会議に入りましょう。」
→Good afternoon everyone.(みなさんこんにちは)
I think we should make a start.(会議に入りましょう)

<会議のテーマを伝える>
集まって頂いたのは、~を議論する為です。
→We are here to discuss the (production plan).(皆さんに集まって頂いたのは「生産計画」を議論する為です)

<議題に入る>
A comment about this plan is there?(この計画について意見はございませんか)
So let’s first item on the agenda to business.(それでは最初の議題に入りましょう)

上記は一般的な例文ですが、会議をする相手によっても言葉の選び方は変わってきます。
日本でも社内打合せよりも、顧客との打合せの方は言葉を選んで会議を勧めますしね。
英会話での会議に慣れていない方は、より丁寧な言葉使いをした方がいいでしょう。